Ormai da quasi un anno, il Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali 2016/679 (GDPR) ed il successivo decreto legislativo di armonizzazione n. 101 del 10 agosto 2018 provvedono a regolamentare la disciplina della “privacy”, ossia della “Protezione dei dati personali”, modificando la precedente normativa ed introducendo importanti novità. Si è giunti a questa decisione perché il 2016 è stato l’anno in cui gli attacchi alla cybersecurity hanno raggiunto livelli record. L’Unione Europea, avendo in mano le statistiche sull’indice di sicurezza informatica di diversi paesi elaborate da Accenture Security e Oxford Economics, si è resa conto che la media dei paesi UE in termini di sicurezza informatica è al di sotto del punteggio registrato da Giappone, Stati Uniti, Brasile e altre economie extra UE, così si è reso necessario l'intervento con misure forti contro il cyber crime.
I principali aspetti introdotti dal Regolamento sono rappresentati dal principio di “accountability” (responsabilizzazione) del soggetto che tratta dati personali, dall'introduzione dei principi di “privacy by design” e “privacy by default” nella progettazione dei sistemi destinati a gestire i dati, dalla previsione della figura del “Data Protection Officer” per alcune categorie di titolari, dal Registro dei Trattamenti, dalla Valutazione d’impatto (DPA) nel caso di trattamenti particolarmente delicati, dalla procedura di “data breach” per notificare furti o perdite di dati personali, dalle modifiche per quanto riguarda il rilascio del consenso, dal contenuto dell’informativi, dai nuovi diritti dell’interessato (ad es. “portability”, diritto all’oblio, diritto all’accesso).
Per rispondere a queste nuove esigenze può rivelarsi molto utile ed interessante affidarsi ad un sistema CRM minuziosamente configurato come Vtiger. In questa maniera sarà possibile gestire correttamente i dati di lead e contatti, ma anche creare e organizzare tutta la documentazione richiesta dalla normativa. Il CRM Vtiger coordina infatti tutti gli attori dell’organizzazione (dipendenti e collaboratori, contatti, leads, ecc.) per cui è possibile: classificare il contatto in base al rapporto che ha con l’organizzazione (cliente con rapporto contrattuale, contatto commerciale, ecc.), gestire in modo selettivo l’invio di comunicazioni ai contatti, compresa l’informativa al trattamento dei dati personali, memorizzare consensi, richieste di cancellazione da newsletter, richieste di limitazioni del trattamento, cancellazione di dati, rettifiche, e tanto altro. Inoltre il CRM, con lo sviluppo di apposite funzioni/moduli, può essere utilizzato per condurre diverse attività necessarie per ottemperare al GDPR, come la redazione ed aggiornamento del registro dei trattamenti, la gestione documentale relativa alla privacy con distribuzione controllata ai soggetti interessati (policy aziendali, informative, procedure, istruzioni, nomine incaricati al trattamento e responsabili esterni al trattamento), automazione della raccolta e gestione dei consensi e gestione delle anagrafiche dei responsabili esterni al trattamento con relativi documenti contrattuali, istruzioni, verifiche, ecc.
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